27 آبان 1396
paz فن بازار منطقه ای استان قم amoozesh pannel

بایگانی مستندات مرکز رشد دانشگاه قم

آیین نامه (32)
آیین نامه بایگانی مستندات مرکز رشد دانشگاه قم

 


در راستای دسترسی مناسب و به موقع نیروهای مرکز رشد دانشگاه قم به اطلاعات مورد نیاز، آیین‌نامه بایگانی مستندات مرکز رشد دانشگاه قم با در نظر گرفتن اصول زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:
ماده 1) سند: نوشته‌ای است که قابل استناد باشد و شامل "کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در مرکز رشد تهیه شده و یا به مرکز رشد رسیده ‌است و به طور مداوم در تصرف مرکز رشد بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص مرکز رشد دانشگاه قم ارزش نگهداری داشته باشد.".
ماده 2) پرونده: عبارتست از مجموعه اسناد و مدارکی که دارای وجه اشتراک خاصی هستند. هر پرونده باید "عنوان" و "شماره" داشته باشد.
ماده3) مدیریت اسناد عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای مکانیزم مناسب برای تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد سند تا مرحله امحا سند.
ماده 4) مکاتبات اداری: از لحاظ فرم و ماهیت و نحوه استفاده به انواع زیر تقسیم می‌شوند:
• نامه‌های وارده: کلیه نامه‌هایی که از خارج مرکز رشد دریافت شده باشد.
• نامه‌های صادره: تمامی نامه‌هایی که به خارج مرکز فرستاده شده باشد.
• نامه‌های محرمانه: مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و افراد خاصی از آن آگاهی دارند که شامل سطوح طبقه‌بندی زیر می‌باشد:
 محرمانه
 خیلی محرمانه
 سری
 به کلی سری
ماده 5) بایگانی: طبقه‌بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک که شامل توجه به موارد زیر است:
• طبقه بندی: دسته‌بندی اسناد و مدارک به گروه‌هایی که وجه مشترک دارند.
• تنظیم: به مفهوم تقدم و تاخر اسناد می‌باشد.
• حفظ و نگهداری: اسناد و مدارک به این علت نگهداری می‌شوند که بتوان به اطلاعات گذشته دسترسی داشت.
ماده 6) بایگانی مکاتبات اداری: ارتباطات مکتوب مرکز رشد مراحل سه گانه زیر را شامل می‌شود:
• مرحله تهیه نامه اداری
• مرحله گردش نامه اداری
• مرحله بایگانی نامه اداری
ماده 7) وظایف اصلی دبیرخانه مرکز رشد دانشگاه قم عبارتند از:
 دریافت نامه‌ها
 کنترل و بازبینی نامه‌ها
 تفکیک و طبقه‌بندی نامه‌ها
 ثبت نامه‌های وارده و صادره
 ارسال و ارجاع نامه‌ها
 پیگیری مکاتبات سازمانی
 پاسخگویی امور مکاتباتی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع
 تشکیل و طبقه بندی پرونده‌ها
 بایگانی نامه‌ها
ماده 8) این آیین نامه در 8 ماده در یکصد و چهل و چهارمین نشست شورای مرکز رشد دانشگاه قم تصویب شد و هرگونه تغییر منوط به موافقت شورای مرکز است.

این مقاله را محبوب کنید

افزودن نظر


کد امنیتی
تصویر جدید

جوملا فارسی توسعه و پشتیبانی توسط گروه نرم افزاری جوملا
حامی پروژه ملی جوملا فارسی شرکت نوید ایرانیان

By PLAVEB